I.            Pendahuluan

Juga dikenal dengan istilah logistik, manajemen rantai suplai (supply chain management) mengelola keterhubungan beberapa instansi bisnis yang terlibat dalam pengadaan barang dan jasa yang dipakai dalam proses produksi sebuah perusahaan. Alur rantai suplai ini mencakup proses-proses dari perencanaan pengadaan barang mentah (raw material), persediaan barang siap produksi (work-in-process inventory), dan pengelolaan barang jadi hasil produksi (finished good), sampai pada titik konsumsi pelanggan (point of consumption).

Manajemen rantai suplai didefinisikan sebagai koordinasi secara sistemik dan strategis dari fungsi-fungsi bisnis dan taktik yang mengintegrasikan fungsi – fungsi bisnis dari sebuah perusahaan dan perusahaan – perusahaan lain yang terlibat dalam rantai suplai perusahaan tersebut, untuk tujuan peningkatan performa jangka panjang dari perusahaan pada khususnya dan rantai suplai pada umumnya (Mentzer et al., 2001)[1]. Di pihak lain, rantai suplai (supply chain) merupakan kumpulan organisasi ataupun perusahaan yang dihubungkan oleh satu atau lebih aliran upstream dan/atau downstream barang, jasa, keuangan, dan informasi dari sumbernya sampai ke konsumen.

Elemen – elemen di dalam suplai chain mencakup: pelanggan (customer), perencanaan (planning), puschasing/procurement, persediaan (inventory), produksi (production), dan transportasi (transportation). Pelanggan memulai rantai kejadian (event) ketika mereka memutuskan membeli sebuah produk. Pelanggan akan menghubungi divisi penjualan, yang akan memasukkan pesanan (order) untuk jumlah tertentu dan diantarkan pada tanggal tertentu. Kemudian pesanan ini akan digabungkan dengan pesanan dari pelanggan lain oleh divisi perencanaan, yang akan membuat rencana produksi untuk memenuhi pesanan pelanggan. Untuk mulai proses produksi, perusahaan akan melakukan pembelian bahan mentah (raw materials). Divisi purchasing akan mengumpulkan daftar bahan mentah yang perlu disediakan, kemudian mengirimkan pesanan kepada pemasok (supplier) untuk dikirimkan pada tanggal yang ditetapkan. Bahan mentah yang sudah dikirimkan akan disimpan sebagai persediaan produksi sampai bahan tersebut dipakai dalam proses produksi. Pemasok sudah bisa mengirimkan tagihan atas bahan-bahan yang sudah mereka kirimkan. Barang jadi hasil produksi akan dikeloia dalam penyimpanan (warehouse) dan dicarikan mekanisme transportasi yang paling efisien untuk mencapai konsumen sebelum tanggal yang telah ditetapkan pada pesanan.

 

 

   II.            Supply Chain Management

Permasalahan-permasalahan yang ditangani SCM

Manajemen rantai suplai (supply chain management) harus mengatasi permasalahan – permasalahan berikut.

  • Konfigurasi Jaringan Distribusi (distribution network configuration): jumlah, lokasi, dan struktur usaha dari pemasok, fasilitas produksi, distribution center, gudang, dan pelanggan.
  • Strategi distribusi: kontrol operasi (sentralisasi atau desentralisasi), skema pengantaran (direct shipment, pool point shipping, cross docking, ataupun direct store deliveries), moda transportasi (darat, laut, atau udara), dan control transportasi (dilakukan oleh perusahaan itu sendiri atau menggunakan jasa pengantaran).
  • Trade off: aktivitas diatas perlu dipertimbangkan secara keseluruhan sehingga perusahaan dapat mengoperasikannya dengan biaya total yang paling rendah.
  • Informasi: berkenaan dengan integrasi proses – proses, informasi yang di-share mencakup: sinyal permintaan (demand signal), prakiraan (forecast), persediaan (inventory), transportasi, kolaborasi potensial, dan sebagainya.
  • Manajemen persediaan: kuantitas dan lokasi dari persediaan, termasuk bahan mentah, work-in-process, dan barang jadi hasil produksi.
  • Arus kas: pengaturan ketentuan dan metode pembayaran, dan peralihan dana atar bagian – bagian dari rantai suplai.

Kegiatan dan fungsi berkaitan dengan SCM

Untuk dapat memastikan bahwa rantai suplai beroperasi seefisien mungkin dan menghasilkan kepuasan pelanggan yang maksimal dengan biaya yang paling rendah, perusahaan perlu mererapkan manajemen rantai suplai dan teknologi yang berkaitan. Manajemen rantai suplai memiliki tiga tingkatan kegiatan dimana masing-masing kegiatan ditangani oleh divisi yang berbeda.

Ø  Strategic level

Pada tingkatan ini, manajemen perusahaan akan mengelola keputusan – keputusan tingkat tinggi berkenaan dengan perusahaan, seperti: ukuran dan lokasi pabrik, distribution center, dan gudang; hubungan kerjasama dengan pemasok bahan mentah; produk yang akan diproduksi dan sasaran pasar. Tingkatan ini diarahkan untuk keperluan jangka panjang dan memerlukan komitmen dari sumber dayanya.

Ø  Tactical level

Keputusan – keputusan yang diambil di level ini focus kepada ukuran – ukuran yang menghasilkan keuntungan dalam segi biaya, misalnya best practice, pengembangan strategi pembelanjaan dari supplier tertentu, bekerja sama dengan perusahaan logistic untuk menghemat biaya transportasi dan gudang guna penyimpanan persediaan. Tingkatan ini diarahkan untuk melihat kepada permintaan konsumen.

Ø  Operational level

Keputusan – keputusan pada tingkatan ini dibuat setiap hari dan mempengaruhi bagaimana produk berpindah antar bagian dari rantai suplai. Contohnya antara lain: perubahan jadwal produksi, perjanjian belanja dengan pemasok, pencatatan pesanan pelanggan.

Integrasi Process Bisnis Rantai Suplai

Menurut Lambert (2004), proses inti dari rantai suplai meliputi:

  • Manajemen relasi pelanggan (customer relationship management)
  • Manajemen layanan pelanggan (customer service management)
  • Management permintaan (demand management)
  • Pemenuhan pesanan (order fulfillment)
  • Manajemen arus manufaktur (manufacturing flow management)
  • Manajemen relasi pemasok (supplier relationship management)
  • Pengembangan dan komersialisasi produk (product development and commercialization)
  • Manajement retur (return management)

Wikipedia.com mengelompokkan proses-proses yang disebut Lambert di atas menjadi:

Ø  Customer Service Management Process

Proses ini berfokus kepada hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya. Customer service adalah sumber untuk informasi tentang pelanggan. Beberapa organisasi yang sukses menggunakan langkah-langkah berikut:

  • Penentuan tujuan yang memuaskan kedua belah pihak: perusahaan dan customer
  • Menciptakan dan menjaga kenyamanan customer
  • Menciptakan suasana positif di dalam organisasi dan juga pada customer.

Ø  Procurement Process

Rencana – rencana strategis disusun bersama dengan pemasok untuk mendukung proses alur manufatur dan pengembangan produk – produk baru. Untuk perusahaan yang berskala global, sumber – sumber suplai harus dikelola secara global. Hasil yang diharapkan adalah yang menghasilkan keuntungan win-win solution.

Ø  Pengembangan dan komersialisasi produk

Dalam proses ini, pemasok dan pembeli harus di-integrasikan menjadi sebuah proses pengembangan produk dehingga mempersingkat time to market. Karena life-cycle produk diperpendek, produk tersebut harus dikembangkan dan diluncurkan dengan jadwal yang lebih singkat untuk menjaga agar tetap kompetitif.  Lambert dan Cooper (2000) menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil:

  • Koordinasi dengan CRM untuk mendapatkan gambaran jelas mengenai keinginan spesifik customer terhadap produk
  • Bersama dengan procurement, memilih material dan pemasok
  • Mengembangkan teknologi produksi dalam arus manufaktur untuk menghasilkan produk dan meng-integrasikannya dengan situasi pasar sehingga didapat arus rantai suppli yang terbaik.

Ø  Manajemen arus manufaktur

Proses ini menghasilkan dan memasok  produk ke channel distribusi berdasarkan prakiraan yang telah dibuat sebelumnya. Proses manufaktur ini harus bisa fleksibel dalam menjawab perubahan pasar dan harus mendukung kustomisasi masal. Pesanan-pesanan diproses dalam skema just-in-time (JIT).

Ø  Distribusi fisik

Proses ini berfokus pada perpindahanbarang jadi ke tangan konsumen. Dalam distribusi fisik, konsumen adalah tujuan akhir dari channel pemasaran (marketing channel), dan ketersediaan produk merupakan bagian vital dari setiap usaha pemasaran.

Ø  Outsourcing / partnership

Selain pembelian bahan baku dan komponen, banyak perusahaan belakangan juga melakukan outsource untuk layanan yang sebelumnya dilakukan in-house. Dengan outsourcing ini, perusahaan dapat lebih fokus kepada kegiatan-kegiatan yang lebih penting atau menguntungkan dalam rantai nilai mereka.

Ø  Pengukuran Kinerja

Integrasi antara pemasok dan pembeli berhubungan erat dengan market share dan tingkat keuntungan perusahaan. Kompetensi logistic telah menjadi faktor penting dalam menciptakan dan memelihara tingkat keuntungan kompetitif perusahaan. Karena itu, pengukuran kinerja logistik memegang peranan penting. Unsur-unsur pengukuran kinerja internal diantaranya adalah: biaya (cost), layanan konsumen (customer service), ukuran produktivitas, pengukuran aset, dan kualitas.

 

 

III.            Just-in-time inventory management

Definisi just-in-time menurut about.com adalah metode yang membuat perpindahan bahan baku ke lokasi tertentu pada waktu dibutuhkan, misalnya pada saat bahan baku diperlukan dalam proses produksi.  Teknik ini akan nerjalan lancer jika tiap operasi disinkronisasi dengan operasi berikutnya. Strategi ini tentu saja meningkatkan return on investment (ROI) perusahaan dengan mengurangi biaya penyimpanan bahan baku, dan barang dalam proses industri, juga biaya relokasi bahan baku.

Implementasi JIT bergantung kepada sinyal-sinyal (Kanban) antar point – point dalam proses, yang memberi tanda kepada produksi untuk mulai pengolahan bahan baku. Beberapa aspek yang melingkupi implementasi JIT diantaranya:

Ø  Transaksi biaya

Bahwa secara konsep, dengan mengaplikasikan JIT, perusahaan mengurangi resiko dan biaya penyimpanan bahan baku di gudang mereka. Akan tetapi, secara prakteknya, penyimpanan imventory ini hanya di-outsource ke perusahaan supplier. Terbukti ditemukan Newman (1994) bahwa pemasok rata-rata menagihkan 5% harga premium untuk mendukung JIT.

Ø  Kepedulian lingkungan

Implementasi JIT membuat pemasok melakukan pengiriman rutin yang membuat tambahan waktu di perjalanan, dan pembakaran energi untuk transportasi.

Ø  Kestabilan Harga

JIT mengasumsikan bahwa harga bahan baku sebagai input produksi akan selalu konstan. Dalam kasus akan adanya kenaikan harga, penumpukan inventori akan lebih dipilih ketimbang JIT.

Ø  Kestabilan Kualitas

JIT juga mengasumsikan kualitas bahan baku yang didapat dari supplier akan selalu konstan. Salah satu cara untuk memastikannya adalah memilih beberapa pemasok terbaik dan bekerja sama dengan mereka dalam meningkatkan kualitas dan meminimalisasi variasi kualitas.

Ø  Kestabilan tingkat permintaan dan pasokan

Perencanaan tingkat pasokan yang akan diterima, seharusnya sesuai dengan prakiraan tingkat permintaan yang akan datang. Jika permintaan ternyata sangat berfluktuasi, akan sulit dilakukan perencanaan tingkat pasokan dari pemasok.

Contoh implementasi JIT

Ø  Toyota

Toyota Production System (TPS) adalah salah satu item dimana Toyota Motor Co. menugaskan pemasok. Sistem ini juga dikenal sebagai Kanban system dan telah dikenal secara global untuk jumlah persediaan yang kecil dan rasionalisasi menyeluruh.

TPS memiliki dua fitur penting: “Just-in-time production” dan “Jidoka” (penghentian otomatis jika sesuatu yang tidak beres terjadi).

Kondisi ideal dalam memproduksi barang adalah dimana peralatan, mesin dan pekerja menghasilkan sedikit barang sisa yang pada akhirnya menambah nilai produksi. “Just-in-time production” merupakan mekanisme yang diharapkan merealisasikan kondisi ideal di atas menjadi praktek nyata di seluruh lini operasi dan proses. Dengan istilah lain, dengan “just-in-time production” setiap proses dapat memasok bagian yang dibutuhkan dalam jumlah yang dibutuhkan pada waktu dibutuhkan. Di sisi lain, “Jidoka” membuat mesin, peralatan ataupun pekerja berhenti seketika pada saat terjadi kesalahan  guna dilakukan tindakan-tindakan yang diperlukan.

Untuk membuat “just-in-time production” dan “jidoka” fleksibel untuk sebuah pabrik, beberapa kondisi perlu dipenuhi:

  1. Jumlah produksi pada tiap proses ditentukan pada tingkat dan spesifikasi produk.
  2. Pencegahan terjadinya produksi yang berlebihan
  3. Terjadinya kesalahan dapat dengan mudah dirtandai dengan beberapa indikasi (buzzer atau lampu)

Toyota Production System menggunakan kartu Kanban sebagai perangkat kerja. Sistem Kanban ini menghubungkan pemasok sebagai proses produksi dengan setiap rencana-rencana Toyota dan membuatnya untuk meminimalisasi persediaan pada work in process.

Ø  Xerox

Contoh kasus untuk Xerox sebagai pemasok yang menawarkan fasilitas “Just-in-time product documentation” kepada perusahaan pembuat Truk, Freightliner. “Just-in-time product documentation” yang diajukan oleh Xerox menjawab kebutuhan Freightliner dalam menghasilkan dan mengantarkan dokumentasi teknis tentang truknya dalam jumlah yang sesuai permintaan (tidak berlebihan seperti yang sebelumnya diimplementasikan Frightliner dengan teknologi cetak offset). Dengan jumlah yang tidak berlebihan ini, Freightliner mengatasi masalahnya dalam pemborosan biaya ketika dokumentasi teknisnya perlu direvisi sebagian atau diterjemahkan ke bahasa lain. Keuntungan yang diberikan Xerox dengan “Just-in-time product documentation” antara lain:

  • Biaya produksi per unit yang lebih rendah dalam pencetakan dokumentasi
  • Mengurangi biaya penyimpanan dokumentasi yang belum terpakai dan biaya pemusnahan dokumen yang sudah tidak relevan.
  • Integritas dokumen lebih terjamin
  • Kemudahan untuk melakukan kostumisasi atau personalisasi dokumen untuk konsumen tertentu atau pasar dan jenis produk tertentu.
  • Pencetakkan dalam media, format dan bahasa yang beragam dalalm waktu singkat.

Xerox menggunakan metodologi Lean Six Sigma untuk mendukun produksi publikasi teknis menjadi proses yang measureable dan manageable.

Ø  Perusahaan kecil dan menengah

Dalam studi kasusnya, Gunasekaran dan Lyu (1997) mengajukan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam implementasi Just-in-time di perusahaan kecil dan menengah:

  • Implementasi dari JIT di perusahaan kecil dan menengah perlu dimulai dari perubahan layout, stabilitas penjadwalan, dan pembangunan hubungan jangka panjang dengan pemasok dan pembeli.
  • Mekanisme baru dalam purchasing: pembelian teratur dalam jumlah kecil dapat mendukung terealisasinya JIT.
  • Pelatihan dan pendidikan para pekerja tentang konsep dan keuntungan – keuntungan yang ditawarkan JIT. Dalam rangka implementasi JIT, pekerja harus sangat disiplin dan berkemampuan teknis tinggi.
  • Penentuan dan pemilihan kegiatan – kegiatan yang menambah nilai dan tidak menambah nilai di pabrik adalah sangat penting dalam penerapan JIT.
  • Komitmen dari top management sangat dibutuhkan untuk menjamin efektivitas dan kesuksesan penerapan JIT di perusahaan kecil dan menengah.

 

 

 IV.            Penutup

Kesimpulan

Manajemen Rantai Suplai (Supply Chain Management) mencakup kegiatan-kegiatan dalam perencanaan mendapatkan dan mengelola bahan baku, dan bagian komponen dalam proses, mengelola penyimpanan barang jadi, packaging, sampai pada penghantarannya ke konsumen. Karena sifat kegiatannya di atas, SCM harus mampu mengintegrasikan semua proses dan entitas yang berhubungan dengan pemasok, persediaan (inventory), work in process, penyimpanan (storage) dan transportasi.  Pengelolaan rantai suplai ini bertujuan untuk memaksimalkan kepuasan pelanggan dengan pengelolaan proses-proses yang paling efisien.

Salah satu pendekatan dalam praktek SCM adalah terminologi just-in-time. Dalam terminology ini, pasokan bahan baku di rencanakan secara sistematis sehingga dapat mencapai meja produksi dalam jumlah sesuai kebutuhan pada waktu yang ditentukan dan tidak berlebihan. Produksi dan penghantaran barang jadi ke konsumen juga dikelola sesuai kebutuhan konsumen sehingga tidak terjadi kelebihan produksi dan meminimalisasi biaya penyimpanan dan pemusnahan produk yang tidak laku dan ketinggalan jaman.

 

Saran

Pelaksanaan JIT memerlukan komitmen dari semua lini perusahaan secara total. Material yang cocok, berkualitas, pekerja dan peralatan harus dipastikan selalu tersedia ketika dibutuhkan. Baik dalam perusahaan besar maupun menengah, bahkan kecil, JIT yang dijalankan dengan penuh komitmen telah terbukti meningkatkan produktivitas dan produk yang lebih berkualitas dan kompetitif. Namun demikian, JIT tetap bersifat sebagai tool, kunci suksesnya tetap adalah dedikasi penuh dan berkesinambungan dalam melakukan pekerjaan yang benar (do the right job) dan melakukan pekerjaan dengan benar (do the job right) setiap waktu.

    V.            Referensi

  1. Gunasekaran and J. Lyu. 1997. Implementation ost just-in-time in a small company.

Just-in-time (business), http://en.wikipedia.org/wiki/Just-in-time_%28business%29, diakses 19 Dec 10

Lambert, Douglas M.Supply Chain Management: Processes, Partnerships, Performance, 3rd edition, 2008.

Mentzer, J.T. et. al. (2001): Defining Supply Chain Management, in: Journal of Business Logistics, Vol. 22, No. 2, 2001, pp. 1–25

Supply chain management, http://en.wikipedia.org/wiki/Supply_chain_management, diakses 19 Dec 10

Xerox, 2005. Transportation Case Study: Freightliner, LLC. Just-in-time documentation significantly cuts cost and reduces time to market.

http://logistics.about.com/od/supplychainintroduction/a/into_scm.htm, diakses 19 Dec 10

http://logistics.about.com/od/supplychainglossary/g/JustInTime.htm, diakses 19 Dec 10

[1] Mentzer, J.T. et. al. (2001): Defining Supply Chain Management, in: Journal of Business Logistics, Vol. 22, No. 2, 2001, pp. 1–25