Marcel Wijaya

 

I.            Pendahuluan

Peningkatan kualitas kelangsungan hidup manusia sejak jaman purbakala hingga saat ini tidak terlepas dari adanya proses pewarisan pengetahuan dari kelompok yang senior atau lebih berpengalaman kepada kelompok yang lebih muda. Proses dua arah ini, pewarisan dari senior dan pembelajaran dari junior, terbukti mempersingkat waktu yang dibutuhkan oleh junior untuk mengetahui dan memahami pengetahuan hampir seperti yang dimiliki oleh seniornya. Oleh karena itu, peradaban manusia bisa meninggalkan cara hidup nomaden menjadi agraris yang lebih menjanjikan, lalu terus berkembang ke era industri kemudian era informasi.

Seperti kelangsungan peradaban manusia, kelangsungan organisasi juga punya harapan agar terus berkembang, dan bukan sekedar “hidup”. Permasalahan-permasalahan kehidupan organisasi yang pernah dihadapi dan ditangani oleh anggotanya merupakan asset yang bisa dibagikan (sharing) kepada anggota lain organisasi yang kurang atau belum berpengalaman sehingga mereka lebih siap dan taktis dalam permasalahan yang serupa. Inilah ide dari knowledge management yang akan dibahas dalam paper ini.

II.         Definisi

Menurut The Computer Language Company yang dikutip dari bnet.com[1], knowledge management didefinisikan:

the coordination and exploitation of an organization’s knowledge resources, in order to create benefit and competitive advantage

the process of acquiring, storing, distributing, and using information within a company. The information is generally held on a powerful database and distributed via a communications network.

Tentu saja, sumber lain memiliki definisinya masing-masing. Namun, kesemuanya hampir sepakat bahwa kata kunci untuk knowledge management adalah: penciptaan/penggalian, pengelolaan/penyimpanan, penyebaran/pembagian, dan penggunaan/pemanfaatan informasi, dalam tujuannya untuk hasil bisnis yang lebih baik.

Knowledge management bercita-cita untuk mengumpulkan dan mengelola pengetahuan dari praktisi dalam organisasinya, untuk kemudian dibagikan guna memberikan manfaat yang kompetitif dan memberi nilai tambah terhadap organisasi tersebut. IT yang pada jaman sekarang ini telah menjadi landasan utama (bukan hanya sekedar pendukung (support)) dari semua organisasi bisnis tentu saja merupakan infrastruktur dimana knowledge management di-implementasikan.

David J. Skyrme, seorang praktisi, peneliti dan pengajar dalam bidang KM, dalam websitenya www.skyrme.com[2], menekankan aspek: explicit, sistematis, pengetahuan vital, proses, dan pencapaian tujuan bisnis. Menurutnya, KM harus bisa mengkodekan pengetahuan ke dalam bentuk yang explicit, lalu mengolahnya secara sistematis, karena informasi yang simpang siur atau asal jadi tidak bisa dijadikan bahan acuan. Kemudian, pengetahuan yang digarap sebaiknya difokuskan kepada pengetahuan yang berhubungan dengan unsur vital organisasi. KM juga merupakan proses berkesinambungan dengan tool dan teknik tertentu. Terakhir tapi tidak kalah penting, KM harus taktis dan bisa dimanfaatkan untuk membawa organisasi menuju tujuannya dengan hasil dan cara yang lebih baik, karena jika tidak, KM yang diterapkan belum sepenuhnya berhasil.

Knowledge management juga semestinya bisa dibedakan dari information management. Dengan mengacu kepada ilustrasi yang diberikan dalam buku Rainer. Kelly (2011), informasi yang telah diproses, ditelaah, dianalisa dan diintepretasikan oleh manusia baru bisa disebut pengetahuan. Sehingga KM merupakan sebuah kesatuan proses yang melibatkan manusia, tidak hanya berhenti pada infrastrukturnya saja. Dengan pemahaman ini, maka KM dapat dibedakan dari Information Management, terlebih dari Data Management.

Keterlibatan IT dalam penerapan KM belakangan semakin merupakan “enabler” jika dibandingkan dengan masa sebelum 1990-an yang hanya bersifat “support”. IT memungkinkan penyimpanan data dalam kapasitas besar secara efisien lewat repository ataupun data warehouse yang diorganisasi sehingga mudah dicari melalui index dan keyword. IT menyediakan sarana komunikasi yang cepat dan reliable sehingga mengeliminasi permasalahan perbedaan ruang dan waktu antara sumber pengetahuan dengan pencari pengetahuan. Dengan teknologi kolaborasi, IT menyediakan sebuah ruangan virtual untuk diskusi, seminar ataupun training yang dahulu sangat terbatas pada ruang dan waktu, sekarang bisa dilakukan dengan sangat efisien.

Bersamaan dengan konsep Web 2.0, maka KM juga mengalami evolusi menuju visi yang lebih berpusat pada partisipasi dan peran serta anggota. Ide ini ditandai dengan nama Enterprise 2.0 (McAfee 2006).

III.       Implementasi Knowledge Management

Untuk menjawab kebutuhan akan penyebaran corporate value dan peningkatan mutu seperti yang disebutkan diatas, perusahaan dan organisasi ternama sudah menerapkan proses KM selama bertahun – tahun, bahkan sebelum mereka menyadari dan menamai kegiatan mereka “knowledge management”.

Kebanyakan perusahaan yang bertaraf international membangun entitas atau lembaga formal dengan label “corporate university”. Berbeda dengan universitas komersial yang memberikan gelar yang diterima umum, gelar yang corporate university berikan lebih bersifat internal perusahaan. Akan tetapi, karena sifat pembelajarannya yang parallel dengan kasus dan situasi riil bisnis yang dihadapi perusahaan, corporate university dinilai lebih mengena (untuk internal perusahaan tersebut) dalam tujuan kaderisasi para pemimpin perusahaan ketimbang sekolah bisnis komersial. Crotonville corporate university boleh jadi lembaga yang paling dibanggakan General Electrics, seperti halnya Hamburger University milik Mc’Donalds, Apple University milik Apple dan Intel University milik Intel. Perusahaan Indonesia yang juga telah mengembangkan corporate university diantaranya Astra Group, dan bank-bank besar seperti Mandiri, BRI, dan BNI.

Masing-masing organisasi bisa memiliki pendekatan dan fokus yang berbeda dalam penerapan KM. Seperti juga diangkat oleh Lamont, berbagai jenis organisasi seperti layanan professional, firma hukum, dan produsen barang dan retail akan memiliki intensi yang berbeda untuk membangun sistem KM nya, sampai pada kriteria khusus untuk rekrutmen CKO (chief knowledge officer) mereka. Beberapa organisasi menempatkan role KM dibawah IT director, beberapa lainnya menempatkan role KM sebagai bagian dari role tim HR. Bahkan ada sebagian organisasi yang mana CKO nya bertindak sebagai jurnalis atau editor dan menjadi pencerita bagi perusahaannya. Departemen Pertanian membangun sistem intranet (intranet.deptan.go.id) sebagai wadah anggotanya untuk menampung kepustakaan informasi dan mencari pengetahuan untuk lingkup pertanian. LIPI memiliki langkah serupa tetapi memfokuskan sistem intranet KM yang dibangunnya untuk tujuan pengembangan riset.

Lewat kemajuan IT, implementasi KM lewat e-learning yang melingkupi groupware, wiki, atau online forum telah memperdekat jarak antar kantor cabang, sehingga sumber pengetahuan dan para trainee tidak perlu lagi dalam kelas yang sama. Hal ini tentu sangat menghemat biaya tranportasi, terlebih lagi menguntungkan dalam dimensi waktu dimana pengetahuan yang online dapat diakses kapan saja terlepas dari zona waktu yang berbeda.

Terlepas dari pesona kemuktahirannya, beberapa pengamat menemukan kelemahan (bahkan kerugian) dari implementasi Knowledge management konvensional. Sebut saja cuplikan blog Harvard Business Review oleh Freek Vermeulen (2009), “When Knowledge management Hurts.” Disebutkan bahwa proses pecarian pengetahuan dari rumitnya database perusahaan justru merupakan kerugian untuk aktivitas yang memerlukan orisinalitas, dan yang membutuhkan seseorang harus berdiri berbeda dari yang lain. Contoh yang dibawa Vermeulen adalah salah satu firma konsultan akuntansi dalam The Big Four, dalam usahanya untuk memenangkan tender sales. Mereka mengukur bahwa semakin banyak dokumen internal yang dijadikan bahan acuan oleh tim nya, semakin besar kemungkinan mereka untuk gagal mendapatkan tender.

Dalam bagian berikutnya, akan dibahas beberapa perspektif yang menganggap penerapan knowledge management perlu di-upgrade.

IV.        Permasalahan dalam implementasi Knowledge Management

Bahasan di bagian ini akan dikelompokan kedalam 2 kategori: aspek software, dan hardware dari KM. Aspek software yang dimaksud disini adalah unsur manusia dan semua karakteristik atau keadaan yang berhubungan dengan manusia. Aspek hardware lebih dimaksud untuk menunjuk kepada tool, teknik dan juga lingkungan yang dilibatkan.

Aspek “software”

Di dalam organisasi yang tidak mengenal knowledge management, pengetahuan yang berharga kebanyakan hanya baru didapatkan oleh anggota pada saat mereka menghadapi permasalahan tertentu, dan kemudian pengalaman tersebut diproteksi oleh yang bersangkutan sebagai nilai tambah pribadi dan memberi manfaat kepada dirinya sendiri. Proses seperti ini menyebabkan pertambahan nilai hanya terjadi pada individu anggota tersebut, sementara nilai organisasi tetap tidak bertambah. Ketika key person yang bersangkutan keluar dari organisasi, penerusnya kemungkinan besar tidak siap karena tidak ada pengetahuan yang ditinggalkan.

Dalam studi kasusnya, “How Reputation Affects Knowledge Sharing Among Colleagues[3] dengan objek 200 peneliti dalam 63 perusahaan farmasi, Ensign dan Hebert menemukan bahwa di antara sesama pekerja R&D, informasi dan pengetahuan sulit untuk beredar.

Di pihak lain, sebagian manajer beranggapan bahwa yang lebih bernilai adalah penciptaan pengetahuan baru ketimbang pencarian di database besar dan pemanfaatan pengetahuan yang sudah dimiliki organisasinya. Beberapa manajer merasa enggan untuk menulis dan menyimpan pengalaman yang dia baru dapatkan, sementara beberapa lainnya kurang termotivasi untuk mencari dan memanfaatkan database yang sudah ada.

Melihat jenisnya, sebagian besar pengetahuan adalah berupa pengetahuan tacit, maka merupakan tantangan tersendiri untuk mengelola jenis pengetahuan ini untuk mendukung KM. Skyrme (2000) menyarankan dua pendekatan: baik dengan terlebih dahulu menkonversi ke dalam format yang explicit, maupun dengan lebih memperlancar penyebaran pengetahuan tacit lewat sharing budaya, interaksi dan sosialisasi antar manusia yang lebih baik.

Dalam kasus di atas, unsur budaya (kultur) berpengaruh kuat dalam implementasi knowledge management dalam organisasi. Miranda Goeltom dalam bukunya “Mencairkan Gunung Es, Siasat Mengubah Kebuntuan dalam Organisasi” menggambarkan keberhasilan dari usaha konsisten Manajemen Bank Indonesia dalam “melelehkan” kebekuan antar karyawan, merombak pola hubungan dan komunikasi menjadi lebih terbuka, kesediaan untuk mendengar dan ketulusan berbagi, demi kemajuan organisasi. Proses ini masih berjalan, namun bisa dibanggakan karena sudah nampak hasilnya.

Aspek “hardware”

Kendala lain, berkenaan dengan infrastuktur IT yang dimaksud sebagai dasar dimana KM diimplementasikan. Bahwa teknologi IT, secanggih apapun hanya akan mampu untuk menyimpan data bit ataupun data pixel. Yogesh Malthora dalam wawancara dengan CIO Magazine[4] mengatakan: “But they can’t store the rich schemas that people possess for making sense of data bits.” Dijelaskan juga, informasi bersifat context-sensitive, dalam artian sebuah sumber yang sama bisa dipahami secara berbeda oleh orang yang berbeda dan /atau dalam konteks yang berbeda. Pengetahuan dan pengalaman seseorang tidak akan bisa diwakilkan sepenuhnya hanya dengan deretan bit computer.

Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, Malthora menggambarkan kondisi dan karakterisktik bisnis saat ini menuntut model pemecahan masalah yang lebih fleksibel. Solusi yang tepat untuk hari kemarin belum tentu merupakan jawaban yang baik hari ini. Begitu juga, sebuah “best-practice” jika tidak secara rutin di-analisa sensibilitasnya bisa jadi sebuah “worst-practice”. Dalam bahasa lain, logika sukses kemarin tidak bertlanslasi langsung menjadi logika sukses untuk esok[5].

John Hagel III and John Seely Brown (2010) berpendapat dalam blog Harvard Bussiness Review[6] bahwa walaupun KM berhasil menangkap dan mensosialisasikan pengetahuan organisasi, sebagian besar repository dan directory masih terpecah-pecah dan para anggotanya tidak terbiasa memanfaatkan system tersebut. Karena informasi yang terkumpul kurang di-organisasikan, kebanyakan pengguna kesulitan untuk menemukan pengetahuan (knowledge) yang mereka butuhkan.

Juga, menurut review McAfee (2006), sistem KM yang konvensional hanya berfokus kepada pengumpulan pengetahuan yang baku sudah ada, tetapi kurang menangkap kegiatan (practice) dan keluaran (output) dari para knowledge worker. Sehingga menurutnya, KM konvensional tidak bisa menjawab pertanyaan seperti: Apa pendekatan yang paling cocok untuk analisa ini? Apakah tersedia template untuk ini? Siapa yang saat ini sedang bekerja juga pada permasalahan yang serupa? Atau, apa topik terbaru pada divisi R&D saat ini?

Pendekatan yang diberikan dalam menjawab kekurangan diatas antara lain dengan mengambil manfaat Web 2.0. Berkaca dari kesuksesan Web 2.0 dimana setiap pengguna internet bisa menghasilkan, berbagi, dan memperbaiki informasi di website, Enterprise 2.0 yang diusung oleh McAfee (2006) menyarankan agar setiap knowledge worker dalam organisasi lebih bebas dan terbuka untuk menampilkan practice dan output mereka. Sebagai contoh transaksi yang sedang ditangani dan outputnya, serta identitas pembuat berita. Sehingga pencari pengetahuan lain yang berkepentingan bisa melakukan interaksi langsung untuk saling bertukar saran.

Pendekatan McAfee (2006) ini diklaim tidak memerlukan keterampilan IT yang rumit karena komponennya sudah dekat dengan masyarakat: Search, Links, Author, Tags, Extension, dan Signals (disingkat SLATES). Sehingga pengguna awam bisa memanfaatkannya dengan sedikit latihan atau bahkan tanpa latihan sama sekali.

Jelas disini, konsep knowledge management tidak boleh berhenti sampai pada penggalian, pengelolaan, penyebaran, dan pemanfaatan informasi saja, tetapi perlu secara berkesinambungan informasi didalamnya dianalisa dan diasah relevansinya dengan situasi bisnis termutakhir.  Bahkan, beberapa pengetahuan yang sudah tidak update sangat disarankan untuk dipisahkan sehingga tidak mengurangi keakuratan pengetahuan lainnya.

 

V.           Penutup

Kesimpulan

Organisasi yang sehat bertujuan untuk terus berkembang. Layaknya manusia yang memerlukan pembelajaran supaya mempunyai nilai lebih, organisasi memerlukan pembelajaran yang berasal dari penggalian, pengelolaan, penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan yang berasal dari anggotanya. Proses pengelolaan pengetahuan ini, dan pemanfaatannya untuk nilai organisasi yang lebih baik dikenal dengan Knowledge management.

Teknologi Informasi (IT) bukan lagi merupakan support system, tapi enabler. Pemanfaatan tool di bidang IT: groupware, repository, datawarehouse, blog, forum, wiki, e-mail, dan sistem kolaborasi dan sharing; merupakan pondasi dan jembatan yang menghilangkan batasan ruang dan waktu, serta memfasilitasi proses pembelajaran orang dewasa yang berbeda kecepatan satu sama lain.

KM seharusnya dipandang sebagai proses yang membangun dan bukan alasan yang membatasi orisinalitas. Jika ternyata hasil yang didapatkan justru merugikan organisasi, maka ada unsur dari system tersebut yang perlu di-upgrade.

KM system merupakan siklus yang harus selalu berputar. Pengetahuan yang sudah didapat dan dikelola harus disebarkan dan dievaluasi, sehingga pengetahuan organisasi akan selalu up-to-date dan relevan dengan situasi bisnis terkini.

Partisipasi dari knowledge worker yang proaktif merupakan bagian yang terpenting dan integral dari system KM. Para anggota perlu ditanamkan ideology bahwa kepentingan organisasi adalah lebih penting dari pada kepentingan individu. Manusia (knowledge worker) merupakan sumber dari pengetahuan dalam perusahaan / organisasi, sehingga ketika informasi yang di-database-kan dirasa kurang, konsultasi kepada sumber pengetahuan merupakan bagian yang integral dengan system KM. Juga, karena system IT tidak mampu untuk “mempertanyakan” dan “mengevaluasi” apa yang yang belum system tersebut ketahui, manusialah yang perlu mengevaluasi keabsahan pengetahuan yang akan dimasukkan ke sistem.

Saran

Perlunya dibangun suatu budaya kepada masyarakat kita untuk lebih “cair”, lebih tulus berbagi pengetahuan, lebih sedia untuk mendengar, dan lebih terbuka dalam menerima masukan atau kritik sehingga tercipta masyarakat yang terus menerus saling mengasah untuk kebaikan dan nilai tambah organisasi, perusahaan, bangsa dan dunia. Keberhasilan BI dan manajemennya dalam menerapkan KM boleh dijadikan pemacu semangat bahwa bangsa kita mampu untuk saling menopang demi kemajuan nasional.

Dalam jangka pendek, strategi yang bisa diterapkan untuk mulai membangun budaya ini bisa dengan memberikan “pemaksaan” untuk mengajukan suatu usulan solusi terhadap masalah dalam bidangnya, insentif untuk sharingbest-practice”, dan penghargaan umum untuk saran pengukuran dan perbaikan KPI atas terlaksananya KM.

Untuk jangka panjang, platform yang digagas dalam Enterprise 2.0 bisa direalisasikan. Karena teknologi Web 2.0 sudah membuktikan bahwa ketika informasi bukan lagi barang yang eksklusif, hampir semua pengguna internet dengan inisiatifnya berbagi dan tanpa paksaan. Hal serupa diharapkan oleh Enterprise 2.0 bahwa ketika fasilitas dan konteksnya tersedia, pengetahuan bukan lagi sesuatu yang eksklusif, bahkan di-sharing secara cuma-cuma dan diasah terus menerus.

Seiring dengan strategi diatas, perlu juga disediakan ruang – ruang diskusi dengan fasilitator yang kompeten yang available dari waktu ke waktu untuk memfasilitasi dan menjawab pertanyaan mendesak dari praktisi yang mencari pengetahuan.

Referensi

“Ayo Membangun Corporate University”, Majalah Human Capital No. 5 tahun 2004. http://www.portalhr.com/majalah/edisisebelumnya/fokus/detail.php?cid=1&id=110&pageNum=1  diakses 17 Sep 10.

Ensign, and Herbert. (2010). “How Reputation Affects Knowledge Sharing Among Colleagues”:http://hbr.org/product/how-reputation-affects-knowledge-sharing-among-col/an/SMR342-PDF-ENG?Ntt=knowledge

Goeltom, M. S. (2008). Mencairkan Gunung Es, Siasat Mengubah Kebuntuan: Murai Kencana.

Hagel and Brown. (2010). “A Better Way to Manage Knowledge”: http://blogs.hbr.org/bigshift/2010/01/a-better-way-to-manage-knowled.html, dibuka 9 Sep 10

Lamont, J. “Knowledge Management: Shaping the Profession”, http://www.leader-values.com/Content/detail.asp?ContentDetailID=154, diakses 17 Sep 10

Malthora, Yogesh. (2010). “Intellectual Capitalism: Does KM=IT?”: http://www.brint.com/advisor/a091599.htm, dibuka 6 Sep 10

Malthora, Yogesh. (2010). “What is really Knowledge management? Crossing the Chasm of Hype”: http://www.brint.com/advisor/a092099.htm, dibuka 6 Sep 10

McAfee, Andrew P. (2006). “Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration. Sloan Management Review 47 (3): 21–28. http://sloanreview.mit.edu/the-magazine/articles/2006/spring/47306/enterprise-the-dawn-of-emergent-collaboration/. Dibuka 9 Sep 10

Rainer. Kelly, (2011). Introduction to Information Systems 3rd edition, John Wiley.

Setiarso, B. “Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dan Proses Penciptan Pengetahuan”, http://www.ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/bse-kmiptek.pdf, diakses 17 Sep 10

Skyrme, D.J. (2000). Developing a knowledge strategy: from management to leadership. Dalam “Reflections on knowledge management in school”: http://www.thecorner.org/ict/km_reflections.html, dibuka 8 Sep 2010

Skyrme, D. J. (2007). “KM Basics”: http://www.skyrme.com/resource/kmbasics.htm, dibuka 7 Sep 2010

Vermeulen, F. (2009). “When Knowledge management Hurts”, http://blogs.hbr.org/vermeulen/2009/03/when-knowledge-management-hurt.html, dibuka 6 Sep 10.

 


[2] Skyrme, David J. (2007). “KM Basics”: http://www.skyrme.com/resource/kmbasics.htm, dibuka 7 Sep 2010

[3] Ensign, and Herbert. (2010). “How Reputation Affects Knowledge Sharing Among Colleagues”:http://hbr.org/product/how-reputation-affects-knowledge-sharing-among-col/an/SMR342-PDF-ENG?Ntt=knowledge

[4] Malthora, Yogesh. (2010). “Intellectual Capitalism: Does KM=IT?”: http://www.brint.com/advisor/a091599.htm, dibuka 6 Sep 10

[5] Malthora, Yogesh. (2010). “What is really Knowledge Management? Crossing the Chasm of Hype”: http://www.brint.com/advisor/a092099.htm, dibuka 6 Sep 10

[6] Hagel and Brown. (2010). “A Better Way to Manage Knowledge”: http://blogs.hbr.org/bigshift/2010/01/a-better-way-to-manage-knowled.html, dibuka 9 Sep 10